La Società A. Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite S.r.l. (“Società”) Le rende noto che il trattamento dei Suoi dati personali, effettuato tramite il sito internet (“Sito”) o raccolti mediante i moduli di contatto ivi presenti (“Modulo” o “Moduli”) avviene in ossequio alla Normativa Privacy applicabile (Regolamento (UE) 2016/679 – nel seguito definito “Regolamento”).

  1. Titolare del Trattamento e DPO

Il Titolare del trattamento è A. Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite s.r.l., con sede in Via Sette Santi 1/3,50131 Firenze(“Titolare”).

Il Responsabile della Protezione dei dati (“DPO”) è contattabile al seguente recapito: dpo@menarini.com

  1. Quali dati trattiamo

Con il Suo consenso, vengono trattati i dati personali che Lei fornisce quando interagisce con il Sito, invia comunicazioni utilizzando i Moduli o altre informazioni di contatto ed usufruisce dei relativi servizi e funzionalità. In particolare, i dati comprendono nome e cognome, recapiti, qualifiche professionali, aree di interessi, i contenuti delle Sue specifiche richieste o segnalazioni nonché gli ulteriori dati che il Titolare può acquisire, anche presso terzi, nel corso della propria attività (“Dati”).

Per permetterci di evadere le richieste che Lei ci invia tramite i Moduli è necessario che Lei acconsenta al trattamento dei dati inseriti e fornisca almeno le informazioni contrassegnate col simbolo asterisco (*). In mancanza dei dati obbligatori o del consenso, non saremo in condizione di procedere.

Al contrario, le informazioni richieste nei campi non contrassegnati da asterisco, sono facoltativi: se deciderà di non fornirli, non ci saranno conseguenze.

In ogni caso il Titolare potrà trattare, anche senza il Suo previo consenso, i Suoi Dati per adempiere a  obblighi di legge, regolamenti e normativa comunitaria, per l’esercizio di diritti in sede giudiziaria, per perseguire i propri legittimi interessi e per tutti i casi previsti dagli artt. 6 e 9 del Regolamento, ove applicabili.

Il trattamento avviene con mezzi sia informatici che cartacei, applicando le misure di sicurezza previste dalla vigente normativa.

  1. Per quale motivo trattiamo i Suoi Dati e in che modo

I Dati sono trattati per le seguenti finalità:

  1. gestire le Sue richieste di informazioni effettuate attraverso il Sito ed attraverso il Modulo; la base giuridica del trattamento dei suoi dati personali per questa finalità è il Suo consenso (artt. 6.1.(a) e 9.2.(a) del Regolamento);
  2. gestire le segnalazioni e gli adempimenti connessi alle segnalazioni di eventi avversi (farmacovigilanza)effettuate attraverso il Sito o i Moduli; le basi giuridiche del trattamento per queste finalità sono il Suo consenso (artt. 6.1.(a) e 9.2.(a) del Regolamento) e il perseguimento di un interesse pubblico nel settore della Sanità (art. 9.2.(i) del Regolamento).

Mettendo una spunta agli appositi box presenti nei Moduli Lei acconsente al trattamento per le suddette finalità.

I dati potranno comunque essere trattati, anche senza il suo consenso, per adempiere ad obblighi di leggi, regolamenti, normativa comunitaria, (art. 6.1.(c) del Regolamento), per effettuare statistiche sull’uso del Sito e garantirne la funzionalità (art. 6.1.(f) del Regolamento) per attuare il Codice di Condotta del Gruppo Menarini e difendere i propri diritti in giudizio (artt. 6.1.(f) e 9.2.(f) del Regolamento).

I dati personali sono immessi nel sistema informativo aziendale nel pieno rispetto della normativa privacy applicabile, compresi i profili di sicurezza e confidenzialità ed ispirandosi ai principi di correttezza, liceità e trasparenza del trattamento. I dati saranno conservati per il periodo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti; in ogni caso il criterio utilizzato per determinare tale periodo è improntato al rispetto dei termini consentiti dalle leggi applicabili e dai principi di minimizzazione del trattamento, limitazione di conservazione e di razionale gestione degli archivi.

Tutti i dati dell’utente sono trattati anche con strumenti cartacei ed automatizzati comunque idonei a garantire  sicurezza e riservatezza.

  1. Dati di navigazione

Il trattamento di Dati degli utenti che visitano solamente il Sito (ossia senza inviare comunicazioni o usare alcuno dei servizi/funzioni disponibili) si limita ai dati di navigazione, cioè quelli per i quali la trasmissione al Sito è necessaria per il funzionamento dei sistemi informatici preposti alla gestione del Sito e dei protocolli di comunicazione di Internet. In questa categoria rientrano, ad esempio, gli indirizzi IP o il dominio del computer utilizzato per visitare il Sito e altri parametri relativi al sistema operativo usato dall’utente per connettersi al Sito. La Società raccoglie questi e altri dati (quali, ad esempio, il numero di visite e il tempo trascorso sul Sito) solo a fini statistici e in forma anonima al fine di controllare il funzionamento del Sito e migliorarne le funzionalità. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate ad altre informazioni su di Lei e identificarLa; tuttavia tali informazioni per la loro stessa natura possono consentire la Sua identificazione attraverso elaborazioni e associazioni con informazioni detenute da terzi. I dati di navigazione sono normalmente cancellati dopo il trattamento in forma anonima ma potranno essere conservati ed utilizzati dalla Società per accertare e individuare gli autori di eventuali reati informatici commessi ai danni del Sito o tramite il Sito. Salva questa eventualità e quanto specificato nella Cookie Policy che segue, i dati di navigazione sopra descritti sono conservati solo temporaneamente nel rispetto della normativa applicabile.

  1. Collegamenti ad altri siti

Il Sito potrebbe contenere link ad altri siti (c.d. siti terzi). La Società non effettua alcun accesso o controllo su cookie, web beacon e altre tecnologie di tracciamento degli utenti utilizzate dai siti terzi cui si può accedere dal Sito; la Società non effettua alcun controllo su contenuti e materiali pubblicati da o ottenuti attraverso siti terzi, né sulle relative modalità di trattamento dei dati personali dell’utente, ed espressamente declina ogni relativa responsabilità per tali eventualità. Lei è tenuto a verificare la privacy policy dei siti terzi cui accede tramite il Sito e ad informarsi circa le condizioni applicabili al trattamento dei propri dati personali. Il presente documento si applica solo al Sito come sopra definito.

  1. Chi può accedere ai Dati

I Dati sono accessibili al personale del Titolare autorizzato al trattamento, ed in particolare al personale appartenente alle categorie degli amministrativi, ai tecnici IT, ai manager di prodotto, al personale addetto a gestire le segnalazioni di eventi avversi (farmacovigilanza) ed agli altri soggetti che necessitino di trattarli nello svolgimento delle relative mansioni. I Dati potrebbero essere comunicati, anche in Paesi extra-UE (“Paesi Terzi”), a: (i) istituzioni, autorità, enti pubblici per i loro fini istituzionali; (ii) professionisti, collaboratori autonomi, anche in forma associata; soggetti terzi e fornitori di cui il Titolare si serve per la prestazione di servizi di natura commerciale, professionale e tecnica funzionali alla gestione del Sito e relative funzionalità (ad es. fornitori di servizi informatici e Cloud Computing), al perseguimento delle finalità sopra specificate e ai servizi da Lei richiesti; (iii) terzi in caso di fusioni, acquisizioni, cessione di azienda o ramo di azienda, audit od altre operazioni straordinarie;(iv) l’OdV aziendale, domiciliato presso il Titolare, per il perseguimento delle proprie attività di vigilanza e di applicazione del Codice di Condotta del Gruppo Menarini.

I Dati potranno essere comunicati, anche in Paesi extra-UE (“Paesi Terzi”), alle altre aziende del Gruppo Menarini per i medesimi fini e/o per finalità amministrativo-contabili ai sensi dell’art. 6.1.(f) e del Considerando 48 del Regolamento.

Tali soggetti riceveranno solo i Dati necessari alle relative funzioni e si impegneranno a usarli solo per le finalità sopra indicate ed a trattarli nel rispetto della Normativa Privacy applicabile. I Dati potrebbero inoltre essere comunicati ai legittimi destinatari ai sensi di legge o regolamento. Fatta eccezione per quanto precede, i Dati non sono condivisi con terzi, persone fisiche o giuridiche, che non svolgono per il Titolare alcuna funzione di carattere commerciale, professionale e tecnico, e non saranno diffusi. I soggetti che ricevono i Dati li trattano quali Titolari, Responsabili o autorizzati di trattamento, a seconda del caso, per le finalità sopra indicate e nel rispetto della Normativa Privacy applicabile.

Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei Dati verso Paesi Terzi, tra cui Paesi che potrebbero non garantire il medesimo livello di tutela previsto dalla Normativa Privacy applicabile, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà comunque secondo una delle modalità consentite dal Regolamento, quali ad esempio il Suo consenso, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati, (es. EU-USA Privacy Shield) o operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea.

  1. I Suoi Diritti

Contattando il Titolare ai recapiti indicati sopra Lei potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22. del Regolamento, come ad esempio conoscere l’elenco aggiornato dei soggetti che possono accedere ai Suoi Dati, ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, verificarne contenuto, origine, esattezza, ubicazione (anche con riferimento ad eventuali Paesi terzi), chiederne copia, chiederne la rettifica e, nei casi previsti dalla legge vigente, la limitazione del trattamento, cancellazione, opposizione alle attività di contatto diretto (anche limitatamente ad alcuni mezzi di comunicazione). Allo stesso modo potrà sempre segnalare osservazioni su specifici utilizzi dei dati in merito a particolari situazioni personali ritenuti non corretti o non giustificati dal rapporto in essere al DPO o proporre reclamo all’Autorità garante per la Protezione dei Dati Personali. In qualsiasi momento potrà revocare il Suo consenso già prestato, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato anteriormente alla revoca del consenso.

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Conservazione dei dati personali 

I dati personali sono conservati e trattati attraverso sistemi informatici di proprietà della Società e gestiti dalla Società o da terzi fornitori di servizi tecnici; per maggiori dettagli si prega di fare riferimento alla sezione “Ambito di accessibilità dei dati personali” che segue. I dati sono trattati esclusivamente da personale specificamente autorizzato, incluso il personale incaricato di svolgere operazioni di manutenzione straordinaria.

 

Finalità e modalità del trattamento 

La Società può trattare i dati personali comuni e sensibili dell’utente per le seguenti finalità: utilizzo da parte degli utenti di servizi e funzionalità presenti sul Sito, gestione di richieste e segnalazioni da parte dei propri utenti inclusa la farmacovigilanza,

I dati personali sono trattati sia in forma cartacea che elettronica ed immessi nel sistema informativo aziendale nel pieno rispetto del Codice Privacy, compresi i profili di sicurezza e confidenzialità ed ispirandosi ai principi di correttezza e liceità di trattamento. In conformità all’art. 11 del Codice Privacy, i dati sono custoditi e conservati per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle specifiche finalità di volta in volta perseguite.

 

Sicurezza e qualità dei dati personali

La Società si impegna a proteggere la sicurezza dei dati personali dell’utente e rispetta le disposizioni in materia di sicurezza previste dalla normativa applicabile al fine di evitare perdite di dati, usi illegittimi o illeciti dei dati e accessi non autorizzati agli stessi, con particolare ma non esclusivo riferimento all’Allegato B del Codice Privacy (Disciplinare Tecnico in materia di misure minime di sicurezza). Inoltre, i sistemi informativi e i programmi informatici utilizzati dalla Società sono configurati in modo da ridurre al minimo l’uso di dati personali e identificativi; tali dati sono trattati solo per il conseguimento delle specifiche finalità di volta in volta perseguite. La Società utilizza molteplici tecnologie avanzate di sicurezza e procedure atte a favorire la protezione dei dati personali degli utenti; ad esempio, i dati personali sono conservati su server sicuri ubicati in luoghi ad accesso protetto e controllato. L’utente può aiutare la Società ad aggiornare e mantenere corretti i propri dati personali comunicando qualsiasi modifica relativa al proprio indirizzo, alla propria qualifica, alle informazioni di contatto, etc.

 

Ambito di accessibilità dei dati personali

I dati personali dell’utente sono accessibili all’interno della Società al personale incaricato del trattamento che, in relazione alle proprie mansioni, ha bisogno di trattarli per assolvere alle richieste dell’utente relative all’utilizzo dei servizi e delle funzionalità presenti sul Sito e comunque per quanto concerne le finalità sopra descritte. I dati potranno essere comunicati alle altre aziende del Gruppo Menarini per i medesimi fini e/o per finalità amministrativo-contabili ai sensi dell’art. 34 comma 1-ter del Codice Privacy e a terzi cui la Società si rivolge per l’esecuzione di servizi di natura commerciale, professionale e tecnica funzionali alle sopra indicate finalità. Fatto salvo quanto sopra, i dati personali dell’utente non sono comunicati a terzi, persone fisiche o giuridiche, né sono diffusi in alcun modo.

 

Natura del conferimento dei dati

Il conferimento di alcuni dati personali da parte dell’utente è obbligatorio per consentire alla Società di gestire le comunicazioni, le richieste pervenute dall’utente o per ricontattare l’utente stesso per dar seguito alla sua richiesta. Questo tipo di dati sono contrassegnati dal simbolo asterisco [*] ed in tal caso il conferimento è obbligatorio per consentire alla Società di dar seguito alla richiesta che, in difetto, non potrà essere evasa. Al contrario, la raccolta degli altri dati non contrassegnati dall’asterisco è facoltativa: il mancato conferimento non comporterà alcuna conseguenza per l’utente.

 

Diritti dell’utente

L’utente può esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dall’art. 7 del Codice Privacy, compresi il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, verificarne il contenuto, l’origine e l’esattezza, chiederne l’integrazione, l’aggiornamento, la rettificazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco dei dati trattati in violazione di legge, l’opposizione al trattamento dei dati per motivi legittimi.

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali da parte della Società, per esercitare i diritti riconosciuti dal Codice Privacy, nonché per conoscere l’elenco aggiornato dei soggetti cui i dati sono accessibili, l’utente può contattare il Titolare del trattamento ai recapiti indicati in precedenza.